Kellemetlenségek helyett
Került már kellemetlen helyzetbe azáltal, hogy például az állandó időhiány okán csak a másik fél becsületére alapozva átadott valamit egyik kollégájának, de nem dokumentálta, így nem tudta igazolni azt?
Sajnos én már igen! És nem kellett hozzá a másik fél becstelensége sem, csupán …
A konkrét esetben egy nagy értékű tárgyi eszközt adtam ki Kollégámnak. Belátom, hibáztam, siettem, így most nem írtunk semmilyen átadás-átvételi jegyzőkönyvet.
A szóban forgó eszköz gyakran került kiadásra a használóknak, olyan is volt, hogy ők adták tovább egymás között, ... így annak kapacitáskihasználása maximalizálva volt…
Néhány nap múlva egy másik használó igényelte volna a szóban forgó eszközt, amit szerettem volna kiadni neki, de nem volt nálam.
Emlékezetemre alapozva kértem Kollégámat, adja tovább az eszközt a következő használónak, ha már nem igényli azt. Ő akkor arról tájékoztatott, nem tudja, hiszen már visszaadta –legalábbis úgy emlékszik.
Ekkor kellett, hogy előkerüljön a nyilvántartás –mivel nem volt elektronikus kerestük a papírt, ami szerencsére volt(!)-, amiben az szerepelt, hogy korábban már visszaadta. Ez igaz is volt, hiszen folyamatos átadás-átvételek zajlottak, csak a kiadás és visszavétel nem az utolsó –dokumentálatlan- eseményhez kapcsolódott. Az utolsó dokumentált esemény: általa történt átadás, általam történt átvétel.
A dolgok jelen állása szerint Kollégámnak volt „igaza”, rám pedig egy nagy értékű tárgyi eszköz költségének megfizetése várt, melynek tényét -ha az embernek kis igazság érzete is van-, elég nehéz feldolgozni, főleg úgy, hogy magamnak köszönhettem!
Teendők az elvesztés kapcsán:
1. Szólni a felettesnek, hogy hibáztam, nem tudok elszámolni az eszközzel;
2. Elkezdeni a procedúrát, hogy megfizethessem az eszközt…
Szerencsére pár nap elteltével Kollégám keresett meg és nem győzött elnézést kérni, amiért kialakult ez a mindkét fél számára kellemetlen helyzet, de megtalálta, és visszaadta az eszközt.
A szituáció okán egy ideig még mindkettőnknek kellemetlen volt, és számos vitát szülhetett volna…, de megoldódott!
Konklúzió, avagy okos ember más kárán tanul ...
A hasonló esetek elkerülése érdekében, minden esetben célszerű dokumentálni az átadás átvételeket!
(Minden esetben! Esetemből kiindulva egy kihagyása is kellemetlenséget okozhat.)
Mi szerepeljen minimálisan az átadás-átvételi jegyzőkönyvben, ha még nem Rendszerünket használja:
- Átadó neve
- Átvevő neve
- Tárgyi eszköz megnevezése
- Tárgyi eszköz azonosítója (vonalkód + gyártási szám)
- Kapcsolódó tartozékok tételesen
- Mennyiségi adatok
- pl. Átvevő aláírásommal igazolom, hogy a fent felsorolt eszközöket, felszereléseket, a mai napon használatra sérülésmentes állapotban, hiánytalanul átvettem.(vagy valami hasonló)
- Dátum
- Aláírások
Figyeljünk oda az adatok kitöltésére, jól tegyük el, elkülönítve őrizzük meg a bizonylatokat, hogy szükség esetén tudjuk érvényre juttatni „igazunkat”.
Hogyan oldja meg mindezeket a Rendszer egyszerűen:
A felületre belépve megoldott az átadás-átvételi folyamat minimálisra rövidítése, mivel a tételt, vagy tételeket mozgatásra kiválasztva csak az új használó személyét, tárhelyét kell kiválasztani, így kevesebb mind 1 perc alatt megkezdhető az átadás, anélkül, hogy tételes nyomtatvány kitöltésével húznánk egymás idejét, és abban bármilyen adatot elírnánk.
Az átadó fél és a felettes, vagy eszközgazdálkodással megbízott személy (itt jön képbe a könyvelés) e-mailben értesül. Az átvevő egy kattintással átveszi az eszközt/eszközöket, majd bizonylatot nyomtathatnak (ha szükséges a papír alapú is).
És, KÉSZ!
Ha bármikor szükséges lenne a Rendszer naplóiból mindent visszakövethet.
Pesszimizmus helyett...
„Ha bevezetnénk, úgy sem vezetnék” – Szerintünk pedig igen, mivel: Ha névre van írva a tétel, a használatáért már Ő felel!! Nem érdeke időt spórolva (<1 perc) átmozgatás nélkül átadnia az eszközt, hogy később Ő kerüljön kellemetlen helyzetbe, amikor is nála hiányzik!(?)
„Excelben vezetjük” – Kezdetnek nem rossz. De ki is vezeti? Szólnak Neki, hogy vezesse fel, mert legtöbbször nem az vezeti, aki használja. Át is vette valaki(?!)vagy csak átadtam….
„Nem akarunk dupla adminisztrációt” – Mi sem erőltetjük. Igaz, hogy szoftverünk eszközönként több, mint 30 tulajdonságot tárolhat, de nem szükséges mindet használni.
Azaz, leegyszerűsítve: bármely vonalkódos tételt fel lehet vezetni (migrációban természetesen segítünk), célszerű még ezen túlmenően az eszköz megnevezését kitölteni, esetleg az eszközcsoportot, hogy átfogóbb képet kaphassunk a későbbiekben. Amennyiben a gyári számot is megadjuk kihasználhatjuk azt a lehetőséget, hogy egyből működik a bárki általi hibabejelentés, azaz hibajegy feladás. Első alkalommal át kell adni az eszközt egy személynek, tárhelyhez kötve. Ezt követően az eszközök képesek immár szabályozott keretek között önálló életet élni. Egyszerű, ugye?
„Úgy sem engednék használni” – Amennyiben az adatok részünkről történő állandó hozzáférésétől félnek, úgy meg kell jegyeznünk, hogy a migráció során titoktartási nyilatkozatot teszünk, valamint mivel a rendszer az Önök gépén futhat Önök adhatják meg, a továbbiakban ki milyen jogosultsággal férhet hozzá.
„Köszönjük, már van tárgyi eszköz nyilvántartásunk!” – Nagyon helyes, törvény írja elő a vezetését! Szoftverünk vezetése nem kötelező, nem ugyanazt tudja, mint egy átlagos ERP, könyvviteli rendszer, lehetőség csupán, amivel többek között:
- visszakövethetően dokumentálja az eszközmozgatásokat,
- kihasználhatja kapacitásait azáltal, hogy feltárja, megszünteti a kihasználatlanságokat,
- visszacsatolást kap az eszközök használhatóságáról,
- megismerheti eszközállománya összetételét (az előbbiekre alapozva hatványozottan),
- tervezheti selejtezéseit – beszerzéseit
- nem csak évi egyszer, a leltárt követően kap visszacsatolást eszközei meglétéről, netán hiányáról,
- felelős eszközgazdálkodásra sarkall – „a nevemen van”- segítve az eszköz üzemállapotának fenntartását, élettartamának megnövelését,
- ... menedzselheti eszközeit.
Ne hagyja, hogy tárgyi eszközei kihasználatlanul csak tárolódjanak valahol, ahelyett, hogy aktívan használnák őket!
A passzív költségek esetenként akkor is jelentkeznek, ha az eszközök nem termelnek.
További cikkek:
Az eszközgazdálkodás korlátai |
Előzzük meg a leltárhiányt! |
Hogyan fogyhatnak el tárgyi eszközeink |
