A fizikai eszközmenedzsment lehetséges fejlődéstörténete egy szervezetben
- Nem vezetünk semmit, nincsenek vonalkódos tételek (nincsenek felragasztott leltári azonosítók) valamennyi tételen.
Pozitívum:
- nem kell foglalkozni nyilvántartásokkal sem az eszközgazdálkodással megbízott személynek („eszközgazdálkodási felelős” | „vagyongazdálkodási felelős” | „leltár nyilvántartó” | „vagyon nyilvántartó”…), sem az eszköz használójának.
Negatívum:
- egyenes út a leltárhiány kockázatának növelése felé
- kereshetjük majd a felelősöket…
- A „kockás füzetet” vezetése a kezdet, a megtett talán első lépés egy nem digitális világban afelé, hogy rendet tudjunk tartani. (Nem megbántva senkit, de gyakorlati oldalról sokszor ezt tapasztaltuk). Jó esetben már kiegészül tárgyi eszköz átadás-átvételi jegyzőkönyvvel.
Pozitívum:
- már van valamilyen nyilvántartás, amibe valamilyen rendszerességgel felvezetésre kerülnek bizonyos „változások”
Negatívum:
- hol van a füzet? – területi hozzáférési korlát, ha információ szükséges belőle, mely több telephely esetén csak fokozódik
- ki vezeti? – kijelölt felelős tölti (, de lehet, hogy nem ő leltároz, ... és minden belekerül?)
- nem rendszerezettek az adatok – keresni kell benne, mi volt a rendező elv, ahány személy, annyi oldal?; ahány helyiség annyi oldal?; ömlesztve dátum szerint?
- elírások veszélye
- van mellette jegyzőkönyv is, vagy ez csak egy „értesítés” az eszközgazdálkodó irányába, melyet időnként begyűjt(?)
- Az Excel: immár digitális megoldás, mely a tárgyi eszköz fizikai nyilvántartás megvalósítására törekszik. Egyértelmű célja a leltárhiány elkerülésére, a leltárfelelős segítése.
Pozitívum:
- már van valamilyen nyilvántartás, amibe valamilyen rendszerességgel felvezetésre kerülnek bizonyos „változások”
- szűrésekkel megszerezhetők bizonyos információk
Negatívum:
- hol van „elhelyezve”? – hálózati hozzáférési korlát, mely több telephely esetén fokozódik
- ki vezeti? – kijelölt felelős tölti (, de lehet, hogy nem ő leltároz, ... és minden belekerül?)
- elírások veszélye
- van mellette jegyzőkönyv is, vagy ez csak egy „értesítés” az eszközgazdálkodó irányába, melyet időnként begyűjt(?)
- Digitális eszközkezelés: Eszközhasználókra alapozott folyamatos változáskövetés, így valós idejű nyilvántartás – a fizikai eszközgazdálkodás alapja.
Pozitívum:
- folyamatos, online átadás-átvétel naplózás
- folyamatos értesítés az eszközgazdálkodással megbízott személy és a felettes felé(opcionális)
- megoldott bizonylatolás (nyomtatható, sorszámozott átadás-átvételi jegyzőkönyv)
- azonnal rendelkezésre álló információk
- felelős, tervezhető eszközgazdálkodás
Negatívum:
- egyszer meg kell vásárolni (Lásd Áraink)
További cikkek:
Információ feldolgozás |
Eszközgazdálkodási kultúra |
Információáramlás biztosítása |