A fizikai eszközmenedzsment lehetséges fejlődéstörténete egy szervezetben

Nem vezetünk semmit, nincsenek vonalkódos tételek (nincsenek felragasztott leltári azonosítók) valamennyi tételen.

Pozitívum:

nem kell foglalkozni nyilvántartásokkal sem az eszközgazdálkodással megbízott személynek („eszközgazdálkodási felelős” | „vagyongazdálkodási felelős” | „leltár nyilvántartó” | „vagyon nyilvántartó”…), sem az eszköz használójának.

Negatívum:

A „kockás füzetet” vezetése a kezdet, a megtett talán első lépés egy nem digitális világban afelé, hogy rendet tudjunk tartani. (Nem megbántva senkit, de gyakorlati oldalról sokszor ezt tapasztaltuk). Jó esetben már kiegészül tárgyi eszköz átadás-átvételi jegyzőkönyvvel.

Pozitívum:

már van valamilyen nyilvántartás, amibe valamilyen rendszerességgel felvezetésre kerülnek bizonyos „változások”

Negatívum:

hol van a füzet? – területi hozzáférési korlát, ha információ szükséges belőle, mely több telephely esetén csak fokozódik
ki vezeti? – kijelölt felelős tölti (, de lehet, hogy nem ő leltároz, ... és minden belekerül?)
nem rendszerezettek az adatok – keresni kell benne, mi volt a rendező elv, ahány személy, annyi oldal?; ahány helyiség annyi oldal?; ömlesztve dátum szerint?
elírások veszélye
van mellette jegyzőkönyv is, vagy ez csak egy „értesítés” az eszközgazdálkodó irányába, melyet időnként begyűjt(?)

Az Excel: immár digitális megoldás, mely a tárgyi eszköz fizikai nyilvántartás megvalósítására törekszik. Egyértelmű célja a leltárhiány elkerülésére, a leltárfelelős segítése.

Pozitívum:

már van valamilyen nyilvántartás, amibe valamilyen rendszerességgel felvezetésre kerülnek bizonyos „változások”
szűrésekkel megszerezhetők bizonyos információk

Negatívum:

hol van „elhelyezve”? – hálózati hozzáférési korlát, mely több telephely esetén fokozódik
ki vezeti? – kijelölt felelős tölti (, de lehet, hogy nem ő leltároz, ... és minden belekerül?)
elírások veszélye
van mellette jegyzőkönyv is, vagy ez csak egy „értesítés” az eszközgazdálkodó irányába, melyet időnként begyűjt(?)

Digitális eszközkezelés: Eszközhasználókra alapozott folyamatos változáskövetés, így valós idejű nyilvántartás – a fizikai eszközgazdálkodás alapja.

Pozitívum:

folyamatos, online átadás-átvétel naplózás
folyamatos értesítés az eszközgazdálkodással megbízott személy és a felettes felé(opcionális)
megoldott bizonylatolás (nyomtatható, sorszámozott átadás-átvételi jegyzőkönyv)
azonnal rendelkezésre álló információk
felelős, tervezhető eszközgazdálkodás

Negatívum:

További cikkek:

Információ feldolgozás	Eszközgazdálkodási kultúra	Információáramlás biztosítása