Eszközgazdálkodási kultúra

„Kis lépés egy embernek, ….” [nagy lépés a szervezetnek!]

Alkalmanként néhány perc az egyén szintjén mégis óriási segítség, lehetőség, megfelelés a tárgyi eszközgazdálkodás számára a változás nyomon követésben. (Lásd videó)

Mit várunk el a szervezeten belül? Az egyéni felelősségvállalás nem más, mint számolni saját tetteink következményével. A felelős attitűd a saját teljesítmény elérésben is megjelenik, mint ösztönző tényező – az események tőlem függenek. Mivel ismerem a szervezeti célokat, feladataimat ezzel összhangban teszem meg, befolyásolom saját életem, így nem hibáztatok másokat a saját tetteim, korábbi döntéseim következményeiért.

Múlt, jelen, jövő

Ha már megtörtént az esemény, legfeljebb felelősséget vállalhatunk pl. a mulasztásért.

Legjobb, ha a múlt hibáiból tanulva előre tekintünk és a továbbiakban felelősségteljes viselkedést célzunk meg.

Az eszközgazdálkodás szintjén: Megóvjuk a környezetünkben lévő eszközöket, megnövelve tárgyi eszközeink élettartamát. Proaktívak vagyunk és előjelezzük a lehetséges problémákát, melyek így még időben orvosolhatók és a tárgyi eszköz életciklus költségei minimalizálhatók.

Munkavállalói érettség: nem csak az eszközgazdálkodónak, de a munkavállalóknak is feladatuk van a tárgyi eszközök nyomon követése kapcsán. Amennyiben minden tétel esetén meg tudjuk oldani, hogy felelőse legyen, az eszközhasználó is tudja mikre kell odafigyelnie. Az ilyen eszközök felelősségteljesen úgy kezelődnek majd, mint „saját eszközök” – el kell tudnom számolni vele a következő leltár során biztosan.

A munkavégzés feltétele az eszköz, mely a leggyakrabban szervezeti feltétel. Ha eszközhiányban csúcsosodik ki problémaként, az gyakran a vezetőhöz tér vissza mintegy megoldásra várva, előidézve rövidtávú megoldási kényszert, máris felborítva ezzel az időbeosztása feletti uralmát.

Az eszközgazdálkodás a szervezetben gyakran csak pénzügyi oldalon jelenik meg.

Elkerülhetők a konfliktusok…

Nem csak felvételi és leszámolási folyamatokban kell, hogy megjelenjen a vagyonkezelés, hanem a mindennapokban is, akkor, amikor akár kevésbé tervezett módon kell eszközöket átcsoportosítani. Legyen szó például egy hirtelen meghibásodásról, amikor is a munkavállaló -azért, hogy feladatát határidőben el tudja végezni- a digitális eszközkezelés eredményeként kezdeményezni tudja hiányzó eszközének időszakos pótlását. Ha nem digitális módon rögzítettük adatinkat kezdhetünk keresgetni a rendelkezésünkre álló nyilvántartásokból, hogy a hiányt megszüntessük pl. átadás-átvételi jegyzőkönyvek – a keresés nehézsége a szervezet méretével és a személyi fluktuációval párhuzamosan hatványozottan jelentkezik.  

Megoldhatjuk az egyén szintjén magunk is a problémáinkat

Az eszközmozgatásnak köszönhetően a probléma gyorsan orvosolható, feltárható kinél van esetleges felesleg, vagy keveset használt eszköz, mely átcsoportosítható. Legyen szó egy tételről, vagy akár tömeges eszközátadásról pillanatok alatt átadás-átvétellel dokumentáltan megszüntethető a fennakadás.

Az eszköz tulajdonosának és a szervezeten belüli eszközhasználóknak tisztában kell lenniük azzal, hogy az eszközök hatékony kezelése rendkívül nehéz az eszközök fizikai létezésének és felhasználásának átfogó ismerete nélkül. [Lehet, hogy a könyvvitelben mindent tudunk róla, csak pont azt nem, hogy kinél, hol van most?; milyen állapotban?; milyen gyakran van használatban?]

Véleményünk és tapasztalatunk szerint a hatékony eszközgazdálkodás nem áll meg a pénzügyi nyilvántartás szintjén. (Lásd Eszközmozgatás)

 További cikkek: