A hatékony munka alapja a kommunikáció, ezért elengedhetetlen, hogy a szükséges tudnivalók időben az illetékesek tudomására jussanak.
A szervezetekben a vagyontárgyak „mozgása” mindennapos lehet,
azaz a gyakorlatban a használók átvisznek eszközöket
- egyik irodából a másikba,
- egyik emeletről a másikra,
- egyik épületből a másikba,
- vagy rosszabb esetben egyik telephelyről a másikra, stb.
- (a sor tetszés szerint tapasztalataink alapján bővíthető).
A könyvviteli rendszerekben a kis értékű, és a nagy értékű eszközök nyilván vannak tartva. Nem minden eszköz van azonban a könyvvitelben személyes használatba adva, már csak azért sem, mert lehet, hogy azok „mozgása” tervezett, azaz gyakran használót, és/vagy használati helyet kell, hogy váltsanak. A „mozgások” jellege sem mindig csak kiadás -azaz egy kompetens személy pl. felettes átad valamit a beosztottjának-, lehet, hogy gyakoribb a használók közötti átadás -dolgozó a dolgozónak.
Már első eset kapcsán is felvetődik, a kérdés, hogyan értesül erről a könyvelés?
Alapvető probléma a folyamatban: az a személy, aki a tárgyi eszköz nyilvántartást vezeti nem használja valamennyi eszközt, lehet, hogy rálátása sincs az eszközök jelenlegi fizikai hollétére, azok állapotára, használatuk gyakoriságára, és ez nem is felróható neki.
Ki az, aki tehát információval bír?
Természetesen az eszköz használója.
A váltások, "mozgások" – eszközmozgatások híján - az eszközgazdálkodásban számos nehézséget okozhatnak, melyek a döntéshozástól egészen a leltárhiányig begyűrűznek.
Eszközmozgatás hiányában, hogyan jutnak el a tényadatok a feletteshez, eszközgazdálkodási felelőshöz, könyveléshez???
Szoftverükkel pontosan erre kínálunk megoldást!
Könyvviteli szoftver:
- jellemzően néhány gépen fut, mivel telepítést igényel, így géphez, helyhez kötött,
- amennyiben felhő alapú, úgy is csak néhány szakember használja, mivel szakrendszert, szaktudást igényel,
- használatának célja: törvényi megfelelési kényszer.
Eszközmozgatás szoftver:
- böngészőben fut, így nem igényel speciális telepítést,
- valamennyi e-mail címmel rendelkező munkatársa használhatja – korlátlan felhasználó bevonására van lehetőség egyszerű felépítése miatt,
Használatának célja:
- igény van a naprakész eszközgazdálkodási adatok ismeretére,
- eszközök állapotának, használatuk gyakoriságának megismerésére,
- automatikus átadás-átvételi bizonylatok generálására,
- beállítás szerint a felettes, eszközgazdálkodási felelős, könyvelés automatikus értesítése e-mailben az eszközmozgatásokról,
- adott a folyamatba épített vezetői ellenőrzés lehetősége,
- személyek, tárhelyek(telephelyek) közötti egyszerű eszközmozgatások,
- visszakövethetőség mind időben, mind személy, mind tárhely vonatkozásában,
- szabályszerű, szabályozott, gazdaságos, hatékony és eredményes eszköz felhasználás,
- felelős eszközgazdálkodás, az egyén szintjén is.
Mi tehát nem arra ösztönözzük, hogy cserélje le meglévő könyvviteli szoftverét, csupán annak a lehetőségét teremtjük meg, hogy az abban foglalt adatok nem csak a leltárfelvételt követő időpontban legyenek frissek, hanem az év minden napján!
További cikkek:
Kellemetlenségek helyett |
Az eszközgazdálkodás korlátai |
Előzzük meg a leltárhiányt! |
