Vezetőként nap mint nap döntéseket hozunk. Mindig igyekszünk a legjobban dönteni, de hol jó, hol kevésbé jó döntések születnek. Mi lehet ennek az oka?
Egyik ilyen tényező az információ. Nem ismerjük mindig az összes információt, így mindig csak a rendelkezésre álló adatok alapján döntünk, vállalva a következményeket. A helyzetet nagymértékben megnehezítheti az idő faktor. Állt-e rendelkezésre elegendő idő a döntés megfelelő előkészítéséhez(?), be tudtam-e vonni csapatom tagjait, hogy kellően megalapozott döntést hozzak?
Amennyiben a szükséges háttér-információk rendelkezésemre álltak, nagy valószínűséggel jó döntés születhetett.
Eszközgazdálkodás témakörében is tudnék most jód döntést hozni? Tesztelje le környezetét!
Önnél megoldottak az alábbi problémák?
- BIZONYLATKÉNYSZER
Adott a bizonylatkényszer, a bizonylatok mégsem készülnek el, vagy elírásokat tartalmaznak, esetleg nincsenek összesítve?
- NINCS TÖBBÉ "KOCKÁSFÜZET"
A tárgyi eszközök tényleges mozgását (átadásátvételét, tárhelyváltását) sokszor „kockásfüzetben” vezetik. (Nem az analitikus nyilvántartásra, sokkal inkább az eszköz aktuális helyére, használójára, állapotára, használati gyakoriságára stb. gondolunk valamennyi tétel esetén.)
- INFORMÁCIÓ ÁRAMLÁS
Minden változás bekerül a „kockásfüzetbe”? Hogyan lesz ebből valós adat az ASP-ben? Hogyan kapjuk meg, osztjuk meg, és rendszerezzük az információkat?
- EGYÉNI FELELŐSSÉG
Van felelős eszközgazdálkodási kultúra a szervezetemben?, hogy többet tudjon meg.
Nézze meg a videót itt.
- MINDEN MEGVOLT....VAN?
Biztos, hogy minden megvolt a legutóbbi leltárkor? (Helytállóak az ASP-ben szereplő mennyiségi adatok?)
Hogyan oldjuk meg a problémákat?
- BIZONYLATKÉNYSZER
Online rendszerünkben akár egy vagy több tétel használó váltása(átadás-átvétele) néhány kattintással az átadó által is kezdeményezhető a nevén szereplő tétellistából történő kiválasztást követően. A folyamatról e-mailben értesül az átvevő és -felettes jóváhagyó közbeiktatásával, vagy anélkül(opcionális),- elfogadja a listázott tételeket, mely immár az ő nevére, tárhelyére kerültek. A folyamat megindításáról és befejezéséről e-mailt kap a résztvevő feleken kívül az eszközgazdálkodási felelős is – ettől kezdve mindig ismerhetjük a tételek használóját és tárhelyét, mely átadás-átvétellel folyamatosan változhat a jövőben.
Mindezekről elektronikus bizonylat készül, amely szükség szerint nyomtatható és ellenjegyezhető!
- NINCS TÖBBÉ "KOCKÁSFÜZET"
Az elektronikus felületre jogosultsággal belépve megkezdhető saját tételeink átadása a fent részletezettek szerint, melyről minden illetékes résztvevő értesül. Mivel valamennyi tétel névre van írva és használóként a nálam lévők vonatkozásában nem akarok magamnak a későbbiekben kellemetlenséget „naplózom” eszközeim átadását.
- INFORMÁCIÓ ÁRAMLÁS
Az eszközgazdálkodással megbízott személy a beérkező elektronikus információk alapján, le tudja kezelni a szükséges változásokat az ASP-ben (vagy a későbbiekben bármely más szakrendszerben) anélkül, hogy bárhová is el kellene mennie személyesen (pl. intézmények, telephelyek, stb.).
- TÉNYLEGES ESZKÖZGAZDÁLKODÁS
Akár gazdálkodói, akár vezetői szinten van szükség támogató információkra a rendszerben könnyen elvégezhetők összetett szűrések is, azonnali választ kapva kérdéseinkre a jelenről, vagy egy korábbi időpontról. Adataink alapján tervezhetünk javításokat, megelőző karbantartásokat, selejtezéseket a tétel teljes életciklusa alatt.
- EGYÉNI FELELŐSSÉG
A felelős eszközgazdálkodási kultúra -véleményünk szerint- csak az eszközhasználók bevonása mellett alkalmazható. A használók információi alapján tudható meg még a selejtté válás előtt, hogy vannak rossz állapotú eszközeink, melyek -gazdaságosság esetén- akár még javíthatók. Nem kell szembesülnünk a hiányukkal, az elhúzódó pótlásukkal, és a hirtelen forrás igénnyel. Szintén tőlük tudhatjuk meg, milyen gyakran használják egyes eszközeiket, így egy hírtelen fellépő igény, vagy tervszerű gazdálkodás, átcsoportosítás okán képesek leszünk azonnali helyes döntések meghozására.Nézze meg a videót itt.
- MINDEN MEGVOLT....VAN?
Rendszerünkkel elvégezhető a leltározás is, és mivel online módon gyűjtöttem az adatokat tudom, mit hol, kinél keressek hiány esetén. Folyamatos naplózásnak köszönhetően nem csak az aktuális állapotok, de a korábbi összes esemény is megtekinthető.
További cikkek:
Előzzük meg a leltárhiányt! |
Hogyan fogyhatnak el tárgyi eszközeink |
Fizikai eszközmenedzsment |
