Mi a leltárhiány?
„A leltárhiány az értékesítésre, forgalmazásra vagy kezelésre szabályszerűen átadott és átvett anyagban, áruban (leltári készlet) ismeretlen okból keletkezett, a természetes mennyiségi csökkenés és a kezeléssel járó veszteség mértékét (a továbbiakban együtt: forgalmazási veszteség) meghaladó hiány.” (A Munka Törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény 186. §)
A leltárhiány lehetséges okai között szerepelhetnek leltározási folyamathibák, vagy munkavállalói tévedések, visszaélések.
Folyamathibaként említhetők:
- vonalkód, vagy egyedi azonosítóval ellátott nyilvántartás hiánya – nem tudom ténylegesen beazonosítani a tételt csak legfeljebb darabra
- eljárási szabályok teljes, vagy részleges hiánya – a szokásjogon alapuló „folyamatok” következtében -különösen több külön-külön leltározó személy esetén- pl. eltérő leltárfelvétel mélység
- leltártérkép hiánya - teljes terület hiánytalan lefedése révén nem teljesül a teljes leltári készletet érintő leltárfelvétel (hatványozottan érvényes több telephely esetén)
- dokumentált felkészítő képzések elmaradása – szokásjog előtérbe kerülése
- bizonylatolás, visszaellenőrizhetőség hiánya – pl. hol, mikor, kinél volt utoljára vagy azt megelőzően a hiányzó tétel, kinél kereshetem?
- kommunikációs problémára visszavezethető fizikai eszköz mozgások jelzésének hiánya – nem kerül jelzésre az analitikus nyilvántartást vezetőnek a változás
- tétel megnevezés eltérésekből fakadó bizonytalanság – beazonosíthatóság, egyezőség megállapításának nehézsége
- kereszt ellenőrzések hiánya – több leltározó esetén elmarad a koordináló szerep pl. az egyes leltárkörzetekben egy-egy kezdeti leltárnapot célszerű az adott körzetet leltározóval eltöltenie az eszközgazdálkodási felelősnek, hogy mindenki a jó gyakorlatot követhesse
- pluszként megjelenő tételek felülvizsgálatának elmaradása
- „leltározva „év”” jelzéssel történő megjelölés nem megoldott – hiány setén a felülvizsgálatot könnyítené meg
A leltárhiány megszüntetése esetén is legjobb megoldás a prevenció. Még a leltáridőszakot megelőzően el kell, hogy kezdődjön a fenti okok szervezeten belül feltárása és kivédése!
Munkavállalói tévedések, visszaélések:
- egzakt dokumentálás – keresztellenőrzéssel javítható
- többletem/hiányom nem dokumentálom megfelelően – megnevezés+ esetleges ismertető jel (kék támlás, műanyagkaros szék); egyedi azonosító(ha van pl. gyári szám); hol találtam meg
- következetesség hiánya – pl. „már láttam máshol is azonos vonalkódú tételt, de nem vizsgálom felül lényeg, hogy megvan”; (igen 2x-is, aztán majd másik oldalról hiányt generál, és kezdhetek gondolkodni: melyik két tétel volt? hol is láttam őket?....)
- tartozékok, alkatrészek nem kerülnek leellenőrzésre
- 50 db széket keresek –„meegvaaan” (tudom, hogy 50 db kell, így keresnem sem kell, hogy mennyi van – ezért jobb a tételes és nem csupán mennyiségi nyilvántartás)
Nem állítjuk, hogy a felsoroltak mindig megtörténnek, sőt tisztelet azoknak, akik minden nap becsülettel végzik feladataikat még akkor is, ha sokszor szélmalomharcot vívnak!
Előfordulhat, hogy egyedül vannak és nem ők végzik el a leltár felmérését, hanem megkérik a területi illetékeseket, segítsenek be helyettük. Az esetleges következmények ettől még sajnos az övék – illetőleg a felettesüké. Reméljük felismerik!
A leltározók felelősséget vállalnak az általuk rögzített adatok valóságtartalmáért!
Felelős eszközgazdálkodás mellett ezért lenne célszerű az eszközhasználókat is bevonni a leltárelőkészítő folyamatokba, melybe az év minden leltározáson kívüli időszaka beletartozhat. Eredménye, a használók biztosítják a tételek meglétét, bemutatják azokat a leltárfolyamat során, valamint azt megelőzően jelzik a problémákat, így a selejtezések is időben tervezhetők, elvégezhetők.
További cikkek:
Hogyan fogyhatnak el tárgyi eszközeink |
Fizikai eszközmenedzsment |
Infromáció feldolgozás |
