Hogyan rendszerezzük a kapott információkat?
Tekintse kívülről szervezete működését, így túl tud látni a napi rutinok közönyén. Ha már elolvasta a fizikai eszközmenedzsment fejlődése cikkünket megtudhatta milyen hatásai lehetnek az egyes nyilvántartás vezetési hiányoknak, módoknak.
Ha eljutunk arra a szintre, hogy van igény az információra és szabályozás a megszerzésére, akkor felvetődik a kérdés, mennyire férünk hozzá az információhoz?
Helyi szinten, például telephelyeken vezetett adat hogyan jut el a felelősökhöz, érte kell menni, mert papír alapú, vagy elektronikus és el kell, hogy küldjék e-mailben, mert nincs közös hálózaton, így nem férünk hozzá? Egy hálózaton vagyunk, de probléma van a közös használatú munkafüzetekkel?
Ha nem, Ön az a szerencsés, aki most azonnal meg tudná mondani akár a 20.nyomtató helyét, vagy egy szinte minden nap használót cserélő eszközének aktuális használóját, esetleg tárhelyét.
Sok esetben lehet, hogy rendelkezhetnénk információval, előírás szerint kitöltik az átadás-átvételi dokumentációkat, azonban elfelejtik annak egy példányát leadni (eljuttatni) az eszközgazdálkodás irányába, így bár az átadó és átvevő is rendelkezik vele, mégsem pontos a kimutatásunk és az eszköz szem elől vesztésével már sajnos az analitikus nyilvántartás sem tartalmaz helytálló adatokat – amennyiben ott személyhez vannak kapcsolva az eszközök.
Hogyan és hová dolgozzuk fel az adatokat?
Nem biztos, hogy minden esetben fel kell/lehet vezetni az aktuális használókat a könyvviteli rendszerbe. Ha van olyan nyilvántartásunk, ahonnan akár mikor megtudhatjuk, vagy visszakereshetjük bármelyik vonalkódos eszközünk előéletét. [Például adott 50 db pendrive 0 Ft-os jelenértékkel, és ha holnap átadják másik használónak bármelyiket, azt le kell tudnom követni a személyi használatba adás miatt?]
A fenti cikkre visszacsatolva a korszerűbbnek számító Excel esetén sem az eszközhasználó vezeti fel a változásokat, illetőleg, amennyiben igen, mi igazolja ezt(a használó személyét)? Egy webes rendszerben a tényleges eszközhasználó a felületre belépve igazolja magát (lehet, hogy már LDAP-pal) és maga kezdeményezi az átadást, ugyanígy az új használó azonosítást követően belépve átveszi a tételt, vagy tömbösített átadás során a tételeket. Az információ pedig automatikusan tárolódik.
Amennyiben van átadás-átvételi jegyzőkönyv, de nincs elektronikus rendszer felvetődik a kérdés, mi alapján rendszerezzünk, hogy szükség esetén ne kelljen több száz, vagy több ezer oldalt átvizsgálni, ha keresünk bármit?
Az egyik rendezési elv lehetne:
- az átadás dátuma szerinti – az eszközgazdálkodó szinte kizárt -a tételek nagy száma miatt-, hogy emlékezzen az eseményre (jellemzően még az átadó-átvevő sem tudja, hacsak nem a közelmúltban történt).
- a vonalkód alapú – annyi lefűzhető genotherm, ahány vonalkód? Belegondolni is rossz lenne több ezer vonalkódnál. Másrészt, mi van, ha több tétel is szerepel egy jegyzőkönyvben? Ez sem célravezető.
- átadó, vagy átvevő szerinti – szintén nem hatékony, amikor eszközöket keresünk.
- ?
Összességében arra a megállapításra juthatunk, hogy lehet, hogy eljut hozzánk egy átadás-átvételi jegyzőkönyv, de ha keresni kell valamit, bizony, nemhogy azonnali információt nem tudunk biztosítani egy döntéshez, de „maradandó élmény” a dokumentumkupac átnézése. Megoldás lehetne a dokumentum sorszámozott azonosítója szerinti rendezés is, azonban (1.) ezek nem rendelkeznek azonosítóval, (2.) nincs nyilvántartva külön a benn foglalt adat tartalmuk, nincs elektronikus kimutatásunk, honnan tudhatnánk, melyikben keressük azt a tételt, amelyre szükségünk van(?).
További cikkek:
Eszközgazdálkodási kultúra |
Infromáció áramlás biztosítása |
Kellemetlenségek helyett |
